浅谈企业常见劳动用工难题与合规管理体系之构建

2020-05-22 15:11作者:杨阳浏览数:46

近年来,随着依法治国理念深入人心,国家反腐力度日益加强,合规管理已渐渐纳入企业管理的重要范畴,其与业务管理、财务管理并称企业管中的三大支柱。然,劳动用工问题也是每个企业日常管理中的重要环节,怎样将劳动用工纳入到合规管理中并依法依规解决劳动管理难题是很多企业面临的重要课题。本文笔者通过实例,凸显劳动用工中的常见的难题,阐述完善的规章制度与员工违纪调查流程同属于合规管理中的重要环节。此外,本文结合实践对于企业劳动管理中的合规体系构建提出自己的观点和建议,使企业借以提升核心竞争力,同时保障员工合法权益。


一、劳动用工实践中的常见问题


(一)部门整体撤销、变更后员工的合法安置问题

为加快创业布局、创新发展,落实集中化专业化运营,在企业日常经营过程中,往往会遇到企业部门整体撤销的情况,在这种情况下,首先面临的就是原部门所有员工的安置问题。从法律角度讲,员工未到期的劳动合同如何处理,如何实现平稳过渡,如何解决员工的异议就成为了企业急需解决的难题。从员工安置角度来说,首先,在劳动合同方面,对于非派遣制员工应由企业出面统一进行劳动合同中工作岗位或部门的变更,明确双方权利义务。对于集体派遣制的员工,企业应与第三方派遣单位变更《劳务派遣协议书》,将工作岗位进行重新约定。其次,在人员待遇方面,企业在一定时间内保持该部分员工的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度基本稳定。如需修订应依法履行民主程序和告知程序。第三,在工龄计算方面,这部分劳动合同制员工的工作年限应当连续计算;劳务派遣人员在企业的派遣期限也应当连续计算。此外,在部门调整过程中,方案应当合法、后续支撑配套制度也要完善,在执行方面才能够按照企业现有规章制度操作,在合法合规处理的基础上,给予员工最大化的利益保障。


例如,某企业规章制度健全,张某,男,51岁,1983年10月入职,无固定期限劳动合同,原部门撤销后成立新公司。该员工拒绝被划转至新公司,要求留在原公司。


以上案例的处理难点是该员工属于应划转至新公司的范围,但其拒绝划转,原企业已无可安置的合适岗位,而且该员工已在原企业工作三十三年,根据《劳动合同法》第四十二条规定,在本单位连续工作满十五年,且距法定退休年龄不足五年的不能按照劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使劳动合同无法履行而解除劳动合同。此时,对于该员工的处理一时陷入僵局。原企业建立有《员工待岗管理办法》,其中规定的员工待岗情形为:“1.公司组织机构调整或定编、定岗、定员后,员工未能竞聘上岗且不服从调配的;2.公司组织机构调整或定编、定岗、定员后,员工不参加竞聘,且不服从安排的;3.公司组织机构调整或定编、定岗、定员后,员工竞聘到新的岗位,经过学习或岗前培训无法达到上岗标准的;4.年度绩效考核连续两年未达标的;5.其他经由民主程序确定后的待岗情形。”借此,原企业结合张某的实际情况,按照《待岗管理办法》的规定,专门为拒绝划转的员工组织开展竞聘双选,拿出企业四个部门中的数个空缺岗位,供员工竞聘,如员工竞聘成功,调至新职位工作;如员工未能竞聘上岗或拒不参加竞聘,而后又不服从安排的,按照待岗进行管理。同时,《待岗管理办法》还规定了待岗时间最长1年,待岗培训期满后,对待岗员工进行考核。考核合格者可参加岗位竞聘,竞聘上岗后待遇按新岗位标准执行;对于竞聘未上岗的可安排转岗,如员工不服从转岗安排,公司将与其解除劳动合同或退回派遣公司。从以上案例的处理来看,此事得以顺利解决的关键在于原企业具有规范完善的配套规章制度作为保障。


(二)违纪员工的合规管理及风险防范

在企业日常经营过程中,常见的员工违纪情形可谓多种多样,这就需要我们在建立完善的合规体系的同时,还要加强实践中的管理环节,保护公司利益的同时,防范自身风险。实践中,许多企业常常遇到“新型旷工”情形,成为合规管理与实践管理中典型案例。


李某,某企业员工,日常负责公司客户维护与梳理。自2016年7月开始,每天早上到公司打卡出勤,但打完卡后,不参加晨会,即擅自离开公司,直到当天下班前返回公司打卡退勤。这种情况一直延续长达1个多月之久。以上案例的处理难点是,从考勤上看,该员工考勤完整,没有缺勤情况,但其实际未提供任何劳动,这种情况下,是否可以认定其为旷工。对此焦点问题,笔者认为,首先应当遵循企业内部的《考勤管理制度》,界定旷工的概念。该企业《考勤管理办法》规定,员工无故迟到,未经批准擅自离开工作岗位,擅自不来上班,违反社会治安和触犯法律被公安部门扣留的均视为旷工。案例中李某具有擅自离岗的行为,按照规章制度界定的旷工概念来说属于旷工。其次,在实践层面,如何证明李某擅自离岗,未提供实际劳动成为了管理中的焦点问题,这也是企业按照旷工流程做出下一步处理的前提和基础。对此,笔者认为,可保留一段时间内李某出入企业的监控录像,作为其擅自离岗的证据,企业在日常管理中关键点位都设有录像装置,如公司门口、电梯间内、公共办公场所内等,企业可调取几个关键点位的录像资料,如实反映李某的工作情况。此外,企业可以采集李某所在班组组长、同事的证言,证明李某未实际提供劳动。这样通过以上证据的搜集即可证明李某存在旷工事实,进而按照《考勤管理办法》的规定和流程对其进行下一步处理。一旦李某因不服旷工处理提出劳动仲裁或诉讼,对于企业来说可将上述证据提交司法机关,作为公司处理李某旷工事实的依托,从而规避被司法机关认定为违纪事实证据不足的法律风险。通过以上案例,我们可以看出,对于违纪员工的合规管理,不仅仅体现在完善规章制度与流程层面,还应在确保按照制度操作的基础上,事先搜集整理员工违纪事实的证据,紧扣规章制度的内容,逐项完善,实现合规与实践相结合,尽量规避法律风险。


(三)高级管理人员、中层管理人员的劳动与合规管理

企业的高级管理人员,是企业的大脑,负责制定总目标、总战略,掌握组织的大致方针,制定企业的任务和战略,确定各部门的任务并按照任务给各部门分配资源,批准各事业部的计划、预算和主要投资;考核各部门的工作,保证整个公司按照战略规划顺利运作。由此可见,高级管理人员肩负企业重任,掌握企业命脉,在企业中起到至关重要的作用。根据《公司法》第217条第(一)项的规定,公司高级管理人员,是指公司的经理、副经理、财务负责人,上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员。中层管理人员是指处于高层管理人员和基层管理人员之间的一个或若干个中间层次的管理人员,他们的主要职责是,贯彻执行高层管理人员所制定的重大决策,监督和协调基层管理人员的工作。中层管理人员处于企业组织架构中的中层位置,在决策层与执行层中间具有桥梁作用,是企业中重要的中枢系统,中层管理者将决定着企业能否健康持续发展。


近年来,许多企业高管人员或中层人员离职的情况层出不穷,而这些人员离职后,有的到了原企业的供应商处就职,有的到了与原企业属于同业竞争关系的单位就职。在这一过程中,就凸显了高管人员保密职责和竞业禁止义务的重要性,因此,笔者认为,高管人员和中层管理人员的离职管理也应纳入劳动用工合规管理的重点内容之一。


根据《劳动合同法》第二十三条规定“用人单位与劳动者可以在劳动合同中约定保守用人单位的商业秘密和与知识产权相关的保密事项。对负有保密义务的劳动者,用人单位可以在劳动合同或者保密协议中与劳动者约定竞业限制条款,并约定在解除或者终止劳动合同后,在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿。劳动者违反竞业限制约定的,应当按照约定向用人单位支付违约金”。因此企业应当对高管、中层管理人员的离职进行制度化、流程化的合规管理,制定具体离职后保密及竞业限制的规定,离职时签署专门保密协议和竞业限制协议,依据法律规定,支付相应保密费和经济补偿金,让保密义务和竞业限制落到实处,一方面在支付相应费用后使协议具有法律效力,另一方面使其对离职管理人员具有实实在在的约束力,如果这些对企业负有义务的人员在离职后违反协议约定,给企业造成损失的,企业也可依据法律规定和协议约定追究其违约责任,避免受到损失。


二、构建劳动用工合规管理体系


所谓合规,是指企业及全体工作人员的经营管理和执业行为符合法律、法规、规章及其他规范性文件、行业规范和自律规则、企业规章制度,以及行业公认并普遍遵守的职业道德和行为准则。因此,构建劳动用工合规管理体系,避免出现构成合规风险或合规风险隐患对于企业长远发展意义深远。就此,笔者认为,构建劳动用工合规体系主要应从以下几个方面入手:


第一,在管理制度方面,首先,企业应当制定劳动用工领域合规管理制度,明确法律部门是劳动用工领域合规工作的牵头部门,界分法律部门与业务部门、监督部门的职责,保证相关管理办法的适用性和规范性;其次,修订完善劳动用工领域相关制度,将合规审查、合规检查等要求写入制度;第三,鼓励各部门根据合规管理工作推进情况和企业实际情况,在劳动用工领域合规管理办法的基础上拓展提升,制定或完善企业层面的合规管理办法,落实合规管理职责。


第二,在工作流程方面,企业应当结合公司现有劳动用工规章制度的规定,完善更新聘用员工、员工行为管理、解除劳动合同等相关工作流程;注重合规管理在工作流程中的实际效果,督导检查合规要求的执行情况。


第三,在合规指南方面,企业应当制定劳动用工领域的合规指南,作为人力资源管理部门合规管理要求的执行标准和参考依据;组织指引手册的宣贯实施,加强执行监控,将合规职责落实到岗到人;制定劳动用工领域发布合规审查指引,明确法律工作人员对劳动用工领域的相关制度进行合规审查。


第四,在风险管控方面,企业应结合自身实际情况,梳理劳动用工领域涉及的法律法规、规章制度,完成劳动用工领域合规风险行为分析,做好风险预警提示;将劳动用工合规管理要求作为企业劳动用工管理制度的制定、审核等法律工作的重要内容,实现合规风险的有效防控;开展劳动用工规章制度合规性扫描,查找制度缺陷,填补制度空白,进行制度更新,将劳动用工的合规管理要求纳入制度流程,转化为企业劳动用工管理遵循的行为准则和规范。


第五,在合规培训方面,企业应当建立全员参与、重点突出的合规培训机制。结合劳动用工领域的特性,梳理合规培训的重点内容、关键岗位和特殊需求,开展分层分级分类的合规教育;促进合规管理人员素质及能力提升,鼓励参加合规专项培训。


第六,在信息平台方面,企业应当搭建合规管理信息平台,固化合规要求和合规管理制度流程;鼓励探索建设独立的合规管理信息系统,条件尚不成熟的,可在现有法律管理信息系统基础上完善相关功能。


劳动用工管理是每个企业都会面临的问题,根据我国现阶段的劳动立法情况,结合企业在实践中遇到问题,构建劳动用工合规管理体系,是在遵守国家法律、法规和准则,遵循行业习惯、公司规章制度及流程的前提下,如何既要保障员工的合法权益,又可以尽量避免或降低对企业经营管理产生影响的重要有效手段之一。构建劳动用工合规管理体系,有助于提升企业核心竞争力,保障员工合法权益,保证企业可持续发展,进一步实现从优秀到卓越”的“新跨越”战略目标,使企业与员工取得“双赢”。