常年法律顾问服务之细节解析

2017-04-17 14:16来源:无讼阅读作者:杨慧娟浏览数:261

常年法律顾问作为律师提供法律服务的方式之一,主要是指律师依法接受公司、企事业单位、政府机关、自然人或其他法人、其他组织的聘请,以自己的法律专业知识的专业技能为聘请方提供多方面的法律服务的专业性活动。


不同于诉讼案件代理中的律师工作,律师与其建立常年法律顾问单位的关系更为紧密,工作中的基础性要求和综合性要求更为突出。


结合笔者在提供常年法律服务中遇到的问题和解决经验,本文将从常年法律服务中的细节问题切入,对如何掌握细节以更好地提供常年法律服务进行分析。


细节之一:常年法律顾问服务的规范性


基于常年法律顾问服务周期和服务主体的特点,律师基本以一年为周期,向以企事业单位为主的法人主体提供法律服务。其间对于律师专业度、规范性及耐心的要求都比较高,那么在这个过程中可能产生的问题就是律师容易因为周期长、问题多而逐渐失去对规范性的掌握。


首先,从建立常年法律顾问服务之初开始,为建立律师的专业形象及更好地向客户展示律师的工作能力、工作内容,律师可以通过出具《常年法律服务方案》(模板见附件)的方式,针对不同客户的行业特点、需求及服务方式等向其说明常年法律顾问服务的内容、范围、服务方式、工作流程、服务标准以及具体提供法律服务的的律师团队的工作能力、业绩以及其所在律所的基本情况。于此,客户可以对律师在常年法律服务中的工作情况一目了然,便于其进一步与律师进行沟通。


第二,在常年法律顾问服务过程中,为便于客户与律师团队的对接,建议律师团队以委派专门的联络人的方式开展工作,由统一的联络人与客户方进行沟通,如产生咨询、文件草拟/修订/审阅、现场解决问题等情况的,由联络人与团队律师进行及时沟通,委派或指定一名或多名团队律师开展该项工作。其中,对于客户关心的重点、难点法律问题,在时间允许的情况下,律师应尽可能以书面的方式予以回复。一方面便于客户内部的审批、参阅,促进问题解决;另一方面深化律师的专业性服务特征,且为后期年度律师工作报告提供一定的基础。


第三,在服务团队律师的组成方面,因常年法顾问服务中综合性要求较高,客户可能面临的问题外至日常业务往来、投资融资、政府审批、招标投标等与运营切实相关的大事件,内至股权架构、员工管理、部门权责等与职工、股东权益切身相关的小细节,在此之中,客户可能就任一问题向律师进行咨询,要求配合出具法律方案。出于保障常年法律服务能够顺利、有效进行的目的,在组成团队的过程中一方面要注意律师专业方向的契合,使得律师团队在专业方向上能够形成较为完成的链条。除此之外,团队律师在共同提供法律服务的过程中,应形成及时、充分沟通的习惯,使团队成员都能知悉客户的情况,避免客户咨询时由于信息不对等导致服务质量及服务效率出现瑕疵或漏洞。


除了前面论述的关于构建专业方向的契合链条之外,因可能遭遇的法律问题的复杂性、多变性可能远超于事先的预判,譬如客户需要解决的法律问题,团队律师对于相关法律问题不够熟悉或不能够断定是否确有法律依据的,针对此等情况,一方面要加强与客户的沟通,稳定客户的焦躁情绪,另一方面为自己争取更多时间,对该类问题通过多种方式进行了解,尽快向客户提供切实、可行的方案。此中最应注意的问题是不可被客户的焦急情绪感染,向客户提供非专业、未经求证的法律方案,埋下重大隐患。


细节之二:常年法律顾问服务的耐心


兵家常言道:知己知彼,百战不殆。知己且知彼是作战路径,但由此也可见知己、知彼之难。律师在提供常年法律服务的过程中,必然面临多类型的客户,因不同的单位工作方式不同,其对律师的工作要求以及态度势必也会有很大差别。此时就要求律师在处理问题时要时刻保持谨慎、耐心。


关于如何保持谨慎、耐心,此中有无技巧性的处理方式?答案是没有。律师


在保持耐心这一点上,只能走最笨的路,才能登最高的山峰。律师服务的耐心体现在几个方面:


第一,耐心听:在面临法律问题时,律师应具备充分的耐心,聆听客户的讲述,查阅与法律问题相关的资料,掌握尽可能多的背景及细节,为后续法律服务取得尽可能充分的信息,这对于法律方案的准确性、全面性提升有着至关重要的作用;


第二,耐心解:法律问题本身有难易之别,亦有深浅之分,在掌握了事件信息后,律师应根据其掌握的信息,充分搜寻法律依据、案例以及实践经验,向客户以适当的方式提供法律解答方案。举例来说,如果客户十分紧急,此种情况下应先行口头解答,在必要的情况下出具法律意见书等文件;如果客户是国企或事业单位等大型机构或机关法人,应尽可能出具书面解答方案,便于客户内部就相关问题进行研讨、审批。


第三,耐心沟通:因律师日常工作量较大,面临的问题纷繁复杂,因此对于与客户的有效沟通十分看重。那么如何有效沟通呢?


首先,作为沟通的当事人,应尽可能消除语言含混性,因客户可能对法律词汇并不敏感,在沟通中应尽可能用通俗易懂、精确的语言进行描述,确定双方均能明确听懂和了解到对方希望传达的信息。在沟通中能够解决含混性的方法就是耐心地“问”、耐心地“复述”。


其次,要明确沟通的立场。律师应明确以法律和事实为依据的根本立场,在此基础上,站在客户的角度,以其合法利益为出发点,促进双方沟通的感情基础和专业基础。沟通某种意义上来说,可以理解为沟通主体在价值观上的交流,作为律师不了解客户的利益诉求,对后续提供法律建议或意见将造成一定程度上的障碍,也较难取得客户的信任和认可。


再者,在与客户尚未建立起足够信任的前提下,律师应主动消除客户的防御心理,注意用语的温和、得体。更有甚者,在双方就某问题僵持不下的情况下,比如客户要求你出具一份违背法律规定或职业道德的法律文书(也就是价值观出现重大冲突),此种情况下,律师应保持冷静,以适当的方式“据理力争”,保持自己的专业立场。


律师与客户的沟通效果一定程度上直接影响到问题解决的有效性以及双方合作关系的存续性,其重要性不作赘述。


细节之三:常年法律顾问服务的及时性


《孙子·九地》提到“兵之情主速”。在客户单位“新鲜出炉”某个法律问题时,作为提供法律服务的律师应及时进行反馈。如果有人问“什么程度算及时”?通俗来说,对于不紧急的事项,在客户给律师指定反馈日期前,律师应主动向客户答复具体可以交付解答成果的日期,毕竟发送一条“来件已收悉,本所律师将于X日前向您回复”的信息在现代化程度如此之高的社会十分简便。对于紧急的事项,在客户指定的日期内务必完成。


及时性的原则就是能当场解答的,即提供当场解答;不能当场解答的,主动告知客户可予以解答的日期。


以上仅系笔者从事常年法律顾问服务的过程中积累的部分心得讲述,供大家参考。


附件:《常年法律服务方案(框架)》


常年法律服务方案


第一章律所/团队简介


第二章常年法律服务内容和范围一、公司内部治理


二、公司经营行为管理三、公司人事制度管理四、规范各类合同文本五、法律专业培训


六、其他法律服务内容及范围


第三章常年法律服务团队及服务方式一、常年法律服务团队


二、常年法律服务目的、服务方式和流程三、常年法律服务收费建议


四、常年法律顾问服务标准第四章其他事项